Demande de propositions (DP) : Développement et mise en œuvre d’une plateforme de partage sur l’intranet

Cette DP concerne la conception, le développement et la mise en œuvre d’une plateforme de
partage sur l’intranet pour le Centre de santé Saint-Boniface.
Propositions dues le : 7 janvier 2022
Envoyer les propositions à : Linh Tran, coordonnatrice des communications, à ltran@centredesante.mb.ca

Aperçu du Centre de santé Saint-Boniface

Fondé en 1999, le Centre de santé Saint-Boniface est le seul centre de santé communautaire francophone au Manitoba fournissant des services de soins de santé primaires dans les deux langues officielles du Canada. Au service de la population francophone de Winnipeg et des résidents de Saint-Boniface, nous offrons des services médicaux, diététiques et de santé mentale, ainsi que du counseling aux jeunes toxicomanes (12 à 21 ans) et des services fournis par une travailleuse sociale.

Nous dirigeons aussi une Clinique de soins de continuité sans rendez-vous pour les besoins médicaux non urgents immédiats des résidents de Winnipeg. La clinique est ouverte 7 jours sur 7, toute l’année.

Le Centre assure aussi la formation de professionnels bilingues.

Nombre d’employés : plus de 70

Situation actuelle

Actuellement, le Centre de santé (CDS) a un lecteur interne (lecteur P) sur le serveur du CDS.
Utilisé par tous les employés pour stocker et partager des documents, ce disque contient
plusieurs dossiers et plus de 1 500 fichiers. Chaque dossier a des paramètres de partage et
d’accès différents en fonction de son contenu. Ces paramètres sont définis par notre
gestionnaire à forfait des technologies de l’information (TI) sur demande.

Le lecteur P permet de stocker et de partager des documents, mais il ne dispose pas de
fonctionnalités telles que le versionnage de documents, la collaboration et la recherche. Le
lecteur P n’est accessible que par le serveur CDS; si les employés travaillent hors site, un RVP
est nécessaire.

Depuis le début de la pandémie, nous sommes passés au travail à distance; l’accès au serveur
CDS n’est donc pas toujours pertinent. Certains employés ont commencé à utiliser OneDrive
comme plateforme de partage de documents avec leurs collègues. Bien que pratique pour
certains, cela crée de la confusion pour d’autres, car nous avons maintenant plusieurs versions
dans différents endroits.

La CDS dispose de plus de 70 postes de travail utilisateurs et de plus de 20 ordinateurs
portables fonctionnant sous Microsoft Windows 10. La suite d’applications professionnelles
Office 365 a été mise en œuvre à la fin de 2019.

Objectifs

La CDS sollicite des propositions de la part d’entreprises qualifiées qui possèdent une vaste
expérience de tous les aspects de la mise en œuvre d’une plateforme de partage sur l’intranet.
Les services sont requis dans les domaines suivants : planification, conception, documentation,
développement, déploiement, mise en œuvre et formation sur la gestion des documents et des
processus, en mettant l’accent sur la mise en place d’une plateforme de partage sous forme
d’intranet sécurisé. Voici les résultats attendus :

  • Éliminer et/ou minimiser les documents papier et le traitement manuel;
  • Renforcer les capacités de gestion de l’information non structurée (en réduisant la
    redondance des documents et les transferts fréquents de courriels);
  • Accélérer le débit du flux de travail;
  • Renforcer la capacité de collaboration entre les membres de l’équipe;
  • Fournir un accès efficace aux documents et aux renseignements connexes;
  • Favoriser l’intégration des outils et des données, en particulier MS Office et les
    applications Web.

Portée des travaux

  • Concevoir et mettre en œuvre une plateforme de partage et de collaboration pour le
    CDS.
  • Fournir l’architecture d’information, notamment une structure des dossiers du site,
    l’accès, les rôles et les autorisations des utilisateurs et des groupes, des métadonnées,
    une structure de données, une fonction de recherche et des paramètres de sécurité
    basés sur les rôles.
  • Analyser le lecteur P existant et travailler avec le gestionnaire à forfait des TI pour la migration des documents.
  • Proposer des étapes de mise en œuvre pour le déploiement de l’intranet.
  • Élaborer du matériel de formation et donner la formation aux employés.
  • Fournir des recommandations sur la façon dont le CDS peut gérer et régir le système de partage et de collaboration à l’avenir.

Exigences de la proposition

Veuillez inclure les renseignements suivants dans votre proposition :

  • Survol de votre entreprise;
  • Aperçu de la façon dont vous atteindrez nos objectifs;
  • Explication de la plateforme internet proposée;
  • Calendrier proposé du coup d’envoi au lancement et plan général de gestion du projet;
  • Description de projets récents portant sur des services de nature semblable ou
    étroitement liés aux exigences de la présente DP;
  • Références;
  • Prix;
  • Conditions.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Linh Tran, coordonnatrice des
communications, à ltran@centredesante.mb.ca.
Téléchargez le DP ici.